Ochrona sygnalistów w firmie. Jak przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

25 września 2024 roku zaczną obowiązywać przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Głównym obowiązkiem pracodawcy przewidzianym w nowych regulacjach jest opracowanie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jak przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w firmie?

Głównym obowiązkiem pracodawcy przewidzianym w ustawie o ochronie sygnalistów jest opracowanie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów). Procedura zgłoszeń wewnętrznych to podstawowy i formalny dokument, obwarowany wieloma wymogami ustawowymi, który musi być też dostosowany do struktury i warunków panujących w danej firmie.

Próg ten nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Konsultacja procedury z pracownikami

Przed oficjalnym przyjęciem i ogłoszeniem procedury jej treść należy skonsultować z pracownikami (art. 24 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów), tak aby mogli oni wyrazić na jej temat swoje opinie. Konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych należy przeprowadzić z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa,
• przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy, jeśli nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa.

W przypadku braku jakiegokolwiek przedstawiciela pracowników należy go powołać lub zaangażować w konsultacje wszystkich pracowników.

Wskazane konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Po zakończeniu konsultacji pracodawca podaje ją do wiadomości wszystkich pracowników, np. poprzez uchwałę zarządu czy zarządzenie. Procedura zaczyna obowiązywać po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia.

Ogłoszenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno przyjąć jak najbardziej oficjalną formę i powinno być zawarte w akcie najwyższego rzędu, stosownie do praktyki przyjętej u danego pracodawcy. Nie zostało to wprost wskazane w ustawie o ochronie sygnalistów, ale pożądane jest, aby pracownicy potwierdzili podpisem zapoznanie się z procedurą. Każdy nowo zatrudniony pracownik również powinien potwierdzić zapoznanie się z procedurą.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w firmie >>>

Elementy obowiązkowe procedury

Przepisy określają podstawowe i najważniejsze elementy, jakie musi zawierać procedura wewnętrzna. Opis wymogów zawartych w art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów to też spis najważniejszych obowiązków pracodawcy związanych z wdrożeniem systemu zgłoszeniowego.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów minimum, jakie trzeba wziąć pod uwagę, wybierając rodzaje kanałów zgłoszeniowych, to co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej poprzez takie kanały jak:

• adres korespondencyjny - adres siedziby pracodawcy z konkretnie wskazanym adresatem,
• adres e-mail – skrzynka poczty elektronicznej, do której mają dostęp tylko osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń,
• formularz on-line,
• skrzynka na zgłoszenia – przygotowana przez pracodawcę zwykła skrzynka na zgłoszenia,
• komunikatory – jeśli są to oficjalne i bezpieczne narzędzia używane do komunikacji firmowej, będą to kanały identyczne jak przy zgłoszeniach przez adres e-mail.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane za pomocą telefonu czy za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub podczas spotkania (m. in. hotline, nagrywanie zgłoszeń, spotkania bezpośrednie).

Pracodawca ma do wyboru w tym zakresie trzy możliwości:

1. wyznaczyć wewnętrzną jednostkę organizacyjną, czyli dział firmy (compliance, prawny, HR), lub specjalnie na potrzeby tego zadania stworzyć dedykowany zespół,
2. powołać jednego lub kilku pracowników,
3. upoważnić podmiot zewnętrzny.

Podejmowanie działań następczych musi się odbywać z należytą starannością. Oznacza to, że wszystkie czynności powinny być podejmowane rzetelnie, odpowiedzialnie i bez zbędnej zwłoki. W procedurze wewnętrznej należy dokładnie opisać, jakie konkretnie działania będziemy podejmowali po otrzymaniu zgłoszenia, tak żeby sygnalista wiedział, czego może się spodziewać.

W procedurze wewnętrznej musi być zawarta także informacja o dwóch kluczowych terminach:

• 7 dni – tyle czasu ma pracodawca, żeby potwierdzić sygnaliście fakt otrzymania zgłoszenia. Jest to czynność formalna i nie wymaga podjęcia żadnych konkretnych działań, weryfikacji zgłoszenia czy analizy faktów podanych w zgłoszeniu. Poza potwierdzeniem na tym etapie nie trzeba przekazywać sygnaliście żadnych dodatkowych wyjaśnień.
• 3 miesiące – jest to maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Termin zaczyna biec od chwili potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku gdy ten obowiązek nie został zrealizowany – od dokonania zgłoszenia.

Obligatoryjnym elementem procedury wewnętrznej są także informacje na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do:

• Rzecznika Praw Obywatelskich,
• organów publicznych – właściwych ze względu na rodzaj naruszenia prawa, które jest przedmiotem zgłoszenia,
• instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.

Natomiast przyjmowanie zgłoszeń anonimowych zależy od decyzji pracodawcy (art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Jeśli podejmie taką decyzję, to w procedurze wewnętrznej należy określić tryb postępowania z takimi zgłoszeniami.

Kiedy wdrożyć procedurę w firmie - stanowiska resortu pracy

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wejdą w życie tj. 25 września 2024 roku - po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 6 miesięczny. W związku z czym pojawiają się wątpliwości czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych można wprowadzić w firmie przed wejściem w życie ustawy. Jakie stanowisku w tej sprawie zajął resort pracy?

Ministerstwo zwróciło uwagę, że 3 miesięczny okres vacatio legis między publikacją ustawy a jej wejściem w życie to czas, kiedy podmioty obowiązane do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów mogą już podjąć działania zmierzające do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Natomiast w odpowiedzi na zapytanie „Dziennika Gazety Prawnej” resort pracy zajął odmienne stanowisko uznając, że procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny być wdrożone najpóźniej 1 stycznia 2025 r.  "Z uwagi więc na to, iż obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, podmioty prawne powinny ustalić ww. procedurę najpóźniej 1 stycznia 2025 r.".

Wskazane stanowisko jest krytykowane przez ekspertów prawa pracy. Z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów wynika bowiem, że czas na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych został zakreślony do 25 września 2024 r., a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych – do 25 grudnia 2024 r. Nie ma żadnych regulacji przejściowych, które modyfikowałyby te terminy. Zatem pracodawcy, którzy są zobowiązani do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinni wdrożyć przepisy ustawy o ochronie sygnalistów do 25 września 2024 r.

Podmioty, które nie wprowadzą we wskazanym terminie wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka